Ab sofort mit Bußgeld: Neue Arbeitgeberpflichten durch das Nachweisgesetz seit dem 1. August

„Arbeitsbedingungs“-Richtlinie (EU 2019/1152) führt zu Änderungen

Aufgrund der „Arbeitsbedingungs“-Richtlinie (EU 2019/1152) wurde u.a. das Nachweisgesetz (NachwG) am 23.6.2022 vom Bundestag mit Wirkung zum 1.8.2022 geändert. Die gesetzlichen Änderungen sind äußerst relevant für die Gestaltung von Arbeitsverträgen und betreffen auch die betriebliche Altersversorgung (bAV). Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz hat nicht zur Folge, dass der Arbeitsvertrag unwirksam ist, kann aber neuerdings pro Verstoß mit einem Bußgeld bis zu 2.000 € belegt werden. Ein sorgsam abgefasster Arbeitsvertrag mit Versorgungsordnung bleibt daher weiterhin das A und O.

Worum geht es bei der Änderung des Nachweisgesetzes?

Zweck des NachwG ist die Herstellung transparenter Arbeitsbedingungen. § 2 Abs. 1 NachwG sieht vor, dass der Arbeitgeber wesentliche Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses spätestens am ersten Tag der Arbeitserbringung 

•          schriftlich niederzulegen,

•          die Niederschrift zu unterzeichnen und

•          dem Arbeitnehmer auszuhändigen hat.

Dazu zählt „die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung“ (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG n.F.). Zu den wesentlichen Vertragsbedingungen gehört auch die betriebliche Altersversorgung, insbesondere die Benennung des Versorgungsträgers mit Anschrift (entfällt für die Durchführungswege Direktversicherung, Pensionsfonds und Pensionskasse).

Das Gesetz fordert ausdrücklich die Schriftform (§ 126 BGB), also die eigenhändige Unterschrift des Arbeitgebers. Die elektronische Form ist explizit nicht zulässig. Gemäß NachwG müssen die arbeitsvertraglichen „Essentials“ daher in Papierform und unterschrieben dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Ein schriftlicher, in allgemeiner Form gehaltener Hinweis ist nur im Falle einer Betriebsvereinbarung oder eines Tarifvertrags ausreichend (vgl. § 2 Abs. 4 NachwG).

Für bereits bestehende Arbeitsverhältnisse muss der Arbeitgeber nur dann die gesetzlich reformierten Nachweise erbringen, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt. Für diesen Fall aber innerhalb von 7 Tagen. Davon unabhängig ist ein schriftlicher Nachweis bei wesentlichen Änderungen stets erforderlich.

Was bedeutet die Änderung des Nachweisgesetzes konkret für die betriebliche Altersvorsorge?

Die bAV steht bei der Reform des Nachweisgesetzes nicht im Fokus. Sie wird aber ausdrücklich erwähnt.

Zunächst einmal dürfte sich die Nachweispflicht auf bAV-Beitragszahlungen beschränken, da das NachwG von „Arbeitsentgelt“ spricht, nicht jedoch von späteren bAV-Leistungen wie z.B. der Höhe der Betriebsrente. Das sieht offenbar auch das für die Umsetzung des NachwG federführende Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) so, dass in einer Stellungnahme vom 7.7.2022 die Verwendung des Arbeitsentgelts – jedenfalls bei der Entgeltumwandlung – als nicht nachweispflichtig erachtet. 

Bei den nachweispflichtigen bAV-Beiträgen ist zu differenzieren.

Die für die Entgeltumwandlung aufgewendeten Beiträge dürften nicht nachweispflichtig sein, da die Verwendung des (bereits nachgewiesenen) Arbeitsentgelts nicht erneut nachzuweisen ist (vgl. BMAS). Ohnehin liegt meist eine schriftliche Entgeltumwandlungsvereinbarung vor.

Der schriftliche Nachweis für arbeitgeberfinanzierte bAV-Beiträge einschließlich von Zuschüssen zur Entgeltumwandlung ist allerdings bereits mit Arbeitsbeginn zu erbringen.

Welcher Handlungsbedarf ergibt sich aus der Änderung des Nachweisgesetzes für die betriebliche Altersvorsorge?

Das NachwG verlangt von Arbeitgebern eine sorgfältige Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Schriftform. Kernbestandteil ist ein sorgfältig abgefasster Arbeitsvertrag mit stimmigen zugehörigen Dokumenten wie einer Versorgungsordnung, Entgeltumwandlungsvereinbarung etc.

Die Verwendung einer Versorgungsordnung ist in diesem Rahmen nicht zwingend, aber – aus arbeitsrechtlichen Gründen ohnehin – naheliegend und empfehlenswert!

Entweder wird die Versorgungsordnung als Anlage zum signierten Arbeitsvertrag in diesen konkret einbezogen oder sie wird einzeln signiert und ausgehändigt. In Zeiten der Digitalisierung ein Rückschritt.

Ist die bAV in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt, reicht deren schlichte Benennung im Arbeitsvertrag. Eine Aushändigung ist dann nachweisrechtlich nicht erforderlich.

Für Arbeitgeber empfiehlt sich eine vorsorgliche Überprüfung der verwendeten bAV-Unterlagen auf Konformität zum NachwG. Dies erbringt die IPM GmbH gern für Sie! Sprechen Sie uns an!