Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz bringt Formerleichterungen!

Wir zeigen die Vereinfachungen, die Arbeitgeber auch in der baV nutzen können.

Im September 2022 hatten wir zuletzt über die Arbeitgeberpflichten durch das Nachweisgesetz berichtet. Nun hat der Bundesrat am 18. Oktober 2024 dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz zugestimmt, das am 1. Januar 2025 in Kraft tritt.

Enthalten sind zahlreiche Änderungen des Nachweisgesetzes und im Sozialgesetzbuch VI (SGB VI), die im Arbeitsrecht für eine bessere Digitalisierung sorgen sollen. Dies betrifft auch die betriebliche Altersvorsorge (bAV).

Bisherige Situation

Gemäß § 2 NachwG mussten die wesentlichen Vertragsbedingungen (im Folgenden: Essentials) bislang in Papierform und unterschrieben dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Zu den Essentials gehörte dabei auch die betriebliche Altersversorgung. Ein schriftlicher, in allgemeiner Form gehaltener Hinweis war nur im Falle einer Betriebsvereinbarung oder eines Tarifvertrags ausreichend (vgl. § 2 Abs. 4 NachwG).

Der deutsche Gesetzgeber war damit strenger als die zu Grunde liegende EU-Richtlinie 2019/1152 aufgrund derer der Katalog der Nachweispflichten im Jahr 2022 erweitert wurde. Diese sah ein solches Schriftformerfordernis nicht vor, sondern erlaubte auch die Übermittlung des Nachweises in elektronischer Form.

Ein weiteres Hemmnis für Arbeitgeber lag darin, dass Arbeitsverträge in Deutschland in der Regel auf den Zeitpunkt des Bezuges der Regelaltersrente befristet werden. Eine solche Befristung war nach deutschem Recht bislang ebenfalls ausschließlich schriftlich wirksam möglich.

Obwohl es zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland somit rechtlich kein Schriftformerfordernis gab, war es tatsächlich durch diese Regelungen für Arbeitgeber fast zwingend den Arbeitsvertrag schriftlich abzuschließen, damit die „Rentenbefristung“ wirksam ist bzw. um damit als Arbeitgeber damit gleichzeitig seinen Pflichten aus dem Nachweisgesetz nachzukommen.

Welche Änderungen wird es geben?

• 2 Abs. 1 NachweisG wird im Rahmen des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes um eine „erweiterte“ Textform ergänzt. Eine wirksame Übermittlung in Textform und elektronisch setzt dann folgendes voraus:
• Das Dokument muss für den Arbeitnehmer uneingeschränkt zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können und
• der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

In folgenden Fällen bleibt jedoch die Schriftform zwingend:

1. Wenn ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine Niederschrift verlangt. Diese muss dann unverzüglich erteilt werden.
2. Wenn der Arbeitnehmer in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes beschäftigt ist (z. B. Bauwirtschaft, Gastgewerbe, Gebäudereinigungsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Prostitutionsgewerbe)

Auch der Zwang zum schriftlichen Abschluss aufgrund einer vorgesehenen Befristung bis zum Eintritt in die Regelaltersrente endet nun. Eine Regelaltersrentenbefristung kann künftig in Textform vereinbart werden, da § 41 Abs. 2 SGB VI entsprechend geändert wurde.

Hinweis! Andere Befristungen von Arbeitsverhältnissen unterliegen hingegen weiterhin dem Schriftformerfordernis nach § 14 Abs. 4 TzBfG!

Was bedeuten die Änderungen für die betriebliche Altersvorsorge?

Die bAV steht im 4. Bürokratieentlastungsgesetz nicht im Fokus. Sie kann durch die Änderung des Nachweisgesetzes profitieren, da auch sie als Teil der Essentials nicht mehr ausschließlich schriftlich nachgewiesen werden muss.

Für kollektive Systeme der bAV ist jedoch zu beachten, dass die Übermittlung der Dokumente in Textform weiterhin individuell an die einzelnen Arbeitnehmer erfolgen sollte. Eine allgemeine Bekanntmachung, z. B. in einer Versorgungsordnung, reicht insofern nicht aus.

Ist die bAV in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt, reicht wie bisher deren schlichte Benennung im Arbeitsvertrag. Eine Aushändigung bzw. Übersendung ist nachweisrechtlich nicht erforderlich.

Welche Handlungsmöglichkeiten ergeben sich für Arbeitgeber?

Für Personalabteilungen von Arbeitgebern außerhalb der im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz benannten Branchen kann zukünftig die im Geschäftsverkehr ohnehin bereits weit verbreiteten Nutzung der Textform eine Erleichterung bringen. Dies gilt insbesondere für den Nachweis der Essentials und damit auch der baV.

Bestehen entsprechende Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge ist ein Verweis bzw. Bezugnahme auf eine solche wie bereits zuvor weiterhin möglich und ausreichend.

Besteht eine Versorgungsordnung ist dies jetzt auch einfacher möglich. Eine solche (bzw. eine wesentliche Änderung an ihr) kann zukünftig den Arbeitnehmern in der oben geschilderten „erweiterten“ Textform übersandt werden, d. h. entweder durch Bezugnahme und Beifügung als Anlage zu einem entsprechend übersandten Arbeitsvertrag oder durch eigenständige Übersendung der Versorgungsordnung in der „erweiterten“ Textform.

Fazit

Die Gesetzesänderungen sind für Arbeitgeber ein erster Schritt „weg vom Papier“ beim Abschluss von Arbeitsverträgen und dem Nachweis der Essentials. Aufgrund der fortbestehenden formalen Beschränkungen und gesetzlichen Ausnahmen ist eine wirkliche Digitalisierung in der gesamten Arbeitswelt aber weiterhin nicht erreicht.

Sollten Sie Fragen zur konkreten Umsetzung der Vereinfachungen für die bAV in Ihrem Unternehmen haben, stehen wir Ihnen gerne mit unseren Beratungsleistungen zur Seite.